Agar perusahaan bisa tetap kompetitif di tengah kemajuan teknologi saat ini, diperlukan kemampuan dan ketangkasan beradaptasi dengan modernisasi dan inovasi. Namun, kenyataan ini lebih mudah diucapkan ketimbang dieksekusi. Pada praktiknya, perusahaan dan karyawan kesulitan untuk melakukan perubahan gaya kerja dengan teknologi baru.
Menurut laporan The State of Digital Adoption WalkMe 2022-2023, sebanyak 67% organisasi berada di bawah tekanan untuk mempercepat upaya transformasi digital mereka, dan 55% mengatakan karyawan mereka tidak memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk kesuksesan transformasi digital.
Sejumlah alasan melatari hal ini, seperti kurangnya pemahaman dan pelatihan hingga takut kehilangan pekerjaan akibat perubahan itu. Transformasi digital hanya bisa terjadi jika karyawan bisa mengadopsi dan memaksimalkan berbagai perangkat teknologi yang telah diinvestasi oleh perusahaan.
Padahal, adopsi teknologi membuat bisnis lebih mudah beradaptasi, produktif, dan tangguh. Inefisiensi kerja membuat bisnis menderita kerugian jutaan dolar karena hilangnya produktivitas dan pengalaman pengguna yang buruk. Untuk itu, perusahaan perlu mengoptimalkan berbagai investasi digital yang telah dilakukan dengan mengubah pengalaman karyawan dan pelanggan ketika menggunakan teknologi baru itu.
Untuk itu, OpenGov Breakfast Insight pada 5 April 2023 di PARKROYAL COLLECTION Marina Bay, Singapura memberikan informasi dan perspektif baru bagaimana cara memaksimalkan investasi teknologi yang telah dilakukan untuk meningkatkan produktivitas dan menjadikan perusahaan lebih kompetitif.
Pembuka
Transformasi digital menjadi salah satu tantangan besar yang harus dihadapi perusahaan. Berbagai perusahaan berencana menginvestasikan triliunan dollar untuk transformasi digital mereka dalam beberapa tahun mendatang, sehingga tren adopsi digital menjadi suatu hal yang tak lagi dapat diabaikan.
Namun menurut Mohit Sagar, CEO dan Pemimpin Redaksi OpenGov Asia, transformasi digital lebih dari sekadar membeli aplikasi terbaru. Kenyamanan tim harus menjadi pertimbangan penting dalam transformasi digital.
“Anda harus membuat pekerjaan karyawan lebih mudah dalam mengadopsi teknologi. Sebab, tanpa tim dan karyawan yang mumpuni, perusahaan tidak akan maju. Penekanan transformasi digital harus lebih memperhatikan kenyamanan karyawan ketika mengadopsi teknologi baru. Karyawan mesti ditempatkan sebagai pusat dari transformasi digital untuk menentukan masa depan perusahaan,” jelas Mohit ketika membuka forum.
Selain itu, diperlukan hal yang mendasar: perubahan pola pikir. Perubahan mendasar ini akan memengaruhi cara perusahaan menjalin hubungan dengan karyawan, pelanggan, dan cara memanfaatkan teknologi. Perubahan pola pikir tersebut tidak lepas dari peranan pemimpin.
Namun, pemimpin bisnis dan TI sering mengabaikan komponen penting ketika menerapkan transformasi digital: kenyamanan karyawan (employee experience/EX) serta kenyamanan pelanggan (customer experience/CX).
Padahal keaktifan dan keterlibatan karyawan terhadap adopsi teknologi baru menentukan cepat atau lambat upaya transformasi digital dapat terwujud di perusahaan. Untuk itu, agar tetap kompetitif, organisasi perlu memprioritaskan kenyamanan manusia yang memanfaatkan solusi digital termutakhir itu.
Pemimpin mesti mendorong kepercayaan diri karyawan untuk memanfaatkan berbagai kemajuan teknologi yang ada, sehingga karyawan menjadi efisien, produktif, inovatif, dan kolaboratif. Kontribusi yang mereka berikan bisa memaksimalkan keunggulan digital yang dimiliki, selaras dengan tujuan dan memperoleh nilai terbaik untuk perusahaan.
Dengan WalkMe, perusahaan bisa mengamati, mengukur, dan mengoptimalkan inisiatif transformasi digital mereka dari perspektif EX dan CX. Berdasarkan data, Red Hat berhasil menurunkan permintaan bantuan untuk aplikasi yang sering digunakan hingga 39%, menghemat pengeluaran tahunan sebesar 20% untuk lisensi perangkat lunak, penghematan US$915 ribu setiap tahun atas peningkatan produktivitas untuk satu aplikasi, dan menghemat US$683 ribu untuk pelatihan desain dan implementasi bagi para manajer untuk platform baru.
In Conversation With: Tantangan Transformasi Digital
Transformasi digital tidak dapat berhasil tanpa partisipasi karyawan. Untuk membuat adopsi digital yang berhasil, perusahaan perlu melakukan strategi khusus agar bisa meningkatkan produktivitas dan berujung pada kenaikan laba. Namun, ketika perusahaan melakukan transformasi digital, muncul kekhawatiran apakah imbal balik yang diberikan akan setimpal dengan investasi besar yang sudah mereka keluarkan.
Untuk memastikan pengembalian investasi, Ang Lee Yen, Direktur Asia WalkMe menyarankan agar perusahaan mengevaluasi penggunaan berbagai perangkat lunak tersebut. “Apakah mereka sudah menggunakannya secara efektif? Apakah investasi ini sudah mengefektifkan proses operasional sebagaimana mestinya?” jelasnya.
Pertanyaan-pertanyaan inilah yang harus dilontarkan dan diukur oleh para pemimpin perusahaan. Menurut Lee Yen, pertanyaan itu bisa dijawab dengan mengukur tingkat keterlibatan dan penggunaan perangkat lunak yang disediakan oleh mereka. Dengan meningkatkan penggunaan perangkat lunak yang sudah dibeli perusahaan dapat memaksimalkan nilai dari uang yang sudah diinvestasikan.
Adopsi teknologi bukan hanya untuk karyawan lama, tapi perusahaan juga mesti memastikan karyawan baru bisa memanfaatkan teknologi yang dipakai perusahaan secara maksimal. Hal ini diutarakan Lee Yen menanggapi sejumlah tren baru yang membuat perubahan signifikan bagi karyawan dan perusahaan.
Beberapa waktu lalu sempat ada gelombang “great resignation”. Untuk mengisi posisi kosong ini, tentu perusahaan harus melakukan rekrutmen pegawai baru. Lantas, belakangan, muncul juga tren rightsizing untuk mengurangi jumlah karyawan agar perusahaan lebih efisien. Tentu operasional yang berjalan dengan karyawan yang lebih sedikit membutuhkan pekerja yang lebih efisien dalam mengelola tugas yang diberikan. Mereka mesti mengatur tugas dan waktu untuk hal-hal yang bisa berdampak langsung pada pertumbuhan perusahaan. Hal ini menyebabkan sejumlah isu terkait dengan pelatihan berbagai teknologi untuk karyawan baru.
“Kami memiliki solusi untuk mengukur bagaimana tingkat keterlibatan karyawan dan pelanggan dengan perangkat lunak, berapa lama mereka menggunakan perangkat lunak itu, dan Anda akan mendapat insight soal tantangan internal apa yang terjadi ketika mereka mengadopsi teknologi baru,” tuturnya.
Platform Adopsi Digital (Digital Adoption Platform/DAP) WalkMe memberikan panduan khusus bagi karyawan baru untuk mengenali seluruh teknologi yang dipakai perusahaan. Mereka tak perlu duduk berjam-jam dalam sesi pelatihan yang membosankan dan mungkin tidak relevan bagi mereka.
Poh Kwee Heng, Wakil Presiden, Kepala Transformasi, Produk, dan Jaringan Seluler StarHub menyampaikan strategi agar transformasi digital berdampak pada perubahan perilaku karyawan di perusahaannya. Untuk mengubah budaya perusahaan ketika melakukan adopsi teknologi baru, Kwee Heng menyebut StarHub memiliki inisiatif modul untuk menarik keterlibatan karyawan di berbagai area.
“Kita mulai pelatihan para pemimpin atau influencers. Dari situ, mereka akan menyebarkan pengaruh ke circle (lingkungan) mereka. WalkMe . Kami memiliki dua ribu karyawan dan tiap tahun harus melakukan evaluasi yang menjadi pekerjaan rumah yang sangat besar. WalkMe membantu kami untuk menyelesaikan hal ini dengan cepat,” jelas Kwee Heng.
Penutup
Pengalaman dan kenyamanan pengguna karyawan sama pentingnya bagi pelanggan. Agar potensi dari investasi teknologi perusahaan bisa dilakukan secara maksimal, perusahaan perlu melakukan pendekatan baru menggunakan Platform Adopsi Digital (digital adoption platform/DAP).
DAP adalah alat perangkat lunak yang memudahkan pemantauan penggunaan berbagai aplikasi yang diakses lewat situs, desktop, dan seluler. Sistem monitor ini diperlukan untuk menyederhanakan pengalaman pengguna serta memastikan bahwa pengguna dapat dengan cepat dan mulus mengadopsi teknologi baru yang terus berubah.
Menurut Lee Yen, DAP yang tepat memungkinkan evaluasi pengalaman pengguna berbasis data melalui analitik dan menunjukkan agregat penggunaan berbagai aplikasi oleh karyawan. DAP membuat perusahaan mendapat wawasan tentang bagaimana karyawan menggunakan teknologi dan titik kesulitan mereka. Dengan data ini, perusahaan bisa merancang strategi agar karyawan dan pelanggan bisa mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak yang disediakan.
“DAP WalkMe memberi Anda visibilitas dan data penggunaan aplikasi dan perjalanan pengguna untuk meningkatkan adopsi digital,” jelasnya.
Data ini dapat digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan pengalaman digital karyawan, menambahkan panduan atau automasi di layar sesuai kebutuhan pengguna. Sebagai DAP, WalkMe memungkinkan organisasi memanfaatkan data di seluruh aplikasi bisnis dan alur kerja serta mengambil tindakan untuk meningkatkan adopsi pengguna dengan menyederhanakan pengalaman pengguna.
Perusahaan pun bisa memantau hasil strategi yang diterapkan lewat dasbor yang dimiliki WalkMe, sehingga bisa memaksimalkan tingkat pengembalian investasi (return of investment/ROI) atas biaya akuisisi perangkat lunak yang digunakan untuk transformasi digital.
Bagi Mohit, perbaikan berkelanjutan adalah bagian dari rencana adopsi digital. Perusahaan perlu terus mencari metode untuk mengoptimalkan penggunaan alat dan proses digital mereka. Perusahaan pun perlu melakukan evaluasi kinerja untuk memastikan bisnis mereka tetap menjadi yang terdepan dan optimal dalam memanfaatkan teknologi terbaru.